Les bases de la structuration des formules dans Microsoft Excel

Nous ne sommes pas tous des mathématiciens, mais certaines tâches dans Microsoft Excel sont mieux réalisées à l’aide de formules. Vous êtes peut-être novice dans l’écriture de formules ou vous essayez mais vous obtenez toujours des erreurs déroutantes. Nous allons aborder ici les bases de la structuration des formules dans Excel.

Les éléments d’une formule

Bien que les éléments exacts puissent varier, une formule peut utiliser les pièces suivantes.

Signe égal : toutes les formules dans Excel, ainsi que dans Google Sheets, commencent par un signe égal (=). Une fois que vous le tapez dans une cellule, vous pouvez immédiatement voir des suggestions de fonctions ou de formules.

Référence de cellule : Bien que vous puissiez saisir des valeurs directement dans les formules (en tant que constante), il est possible et généralement plus pratique de tirer des valeurs d’autres cellules. Un exemple de référence de cellule est A1, qui correspond à la valeur de la colonne A, ligne 1. Les références peuvent être relatives, absolues ou mixtes.

Référence relative : Elle fait référence à la position relative de la cellule. Si vous utilisez la référence A1 dans votre formule et que vous modifiez la position de la référence (par exemple, si vous copiez et collez les données ailleurs), la formule se met automatiquement à jour.
Référence absolue : Elle fait référence à une position spécifique de la cellule. Si vous utilisez la référence $A$1 dans votre formule et que vous modifiez la position de la référence, la formule ne se met pas à jour automatiquement.
Référence mixte : Elle fait référence à une colonne relative et à une ligne absolue ou vice versa. Par exemple, si vous utilisez A$1 ou $A1 dans votre formule et que vous modifiez la position de la référence, la formule ne s'actualise automatiquement que pour la colonne ou la ligne relative.

Constante : vous pouvez considérer une constante comme une valeur insérée. Il s’agit d’une valeur que vous entrez directement dans la formule à la place ou en plus d’une référence de cellule. Par exemple, au lieu d’utiliser A1 dans la formule, vous pouvez utiliser sa valeur-15.

Opérateur : Il s’agit d’un caractère spécial qui exécute une tâche. Par exemple, l’esperluette est l’opérateur de concaténation de texte qui permet de combiner des chaînes de texte. En voici quelques autres :

Opérateurs arithmétiques : Il s'agit notamment de l'astérisque pour la multiplication et du signe plus pour l'addition.
Opérateurs de comparaison : Ils comprennent le signe supérieur à, le signe inférieur à et le signe égal.
Opérateurs de référence : Ils comprennent les deux points pour désigner une plage de cellules, comme dans A1:A5, et une virgule pour combiner plusieurs plages de cellules, comme dans A1:A5,B1:5.

Parenthèses : Comme dans une équation d’algèbre, vous pouvez utiliser des parenthèses pour spécifier la partie de la formule à exécuter en premier. Par exemple, si la formule est =2+23, la réponse est 8 car Excel effectue la partie multiplication en premier. Mais si vous utilisez =(2+2)3, la réponse est 12 car la partie entre parenthèses est exécutée avant la multiplication.

En outre, les fonctions commencent par une parenthèse ouvrante, suivie des arguments (références, valeurs, texte, tableaux, etc.), et se terminent par une parenthèse fermante. Même si rien n’apparaît entre les parenthèses, comme dans =TODAY() qui vous donne la date du jour, vous devez inclure les parenthèses.

Fonction : Une fonction est une partie courante mais non obligatoire d’une formule. Comme dans notre exemple ci-dessus, la fonction TODAY fournit la date du jour. Excel prend en charge de très nombreuses fonctions permettant de travailler avec des nombres, du texte, des recherches, des informations, et bien plus encore.

Exemples de formules

Maintenant que vous connaissez les éléments de base d’une formule, examinons les syntaxes de quelques exemples.

Voici une formule permettant d’additionner les valeurs de deux cellules. Vous avez le signe égal, la première référence de cellule (référence relative), le signe plus (opérateur) et la deuxième référence (référence relative).

=A1+B1

Formule d’addition des références de cellules

Cette formule ajoute plutôt des valeurs distinctes. Vous avez le signe égal, la première valeur (constante), le signe plus (opérateur) et la deuxième valeur (constante).

=15+20

Formule permettant d’additionner des nombres

Pour un exemple de fonction, vous pouvez additionner les valeurs d’une plage de cellules. Commencez par le signe égal, saisissez la fonction suivie d’une parenthèse ouvrante, insérez la première cellule de la plage, un deux-points (opérateur de référence), la dernière cellule de la plage et terminez par la parenthèse fermante.

=SUM(A1:A5)

Formule pour ajouter une plage de cellules

Un autre symbole que vous pouvez voir dans une formule est le guillemet. Il est généralement utilisé lors de la création de formules pour travailler avec du texte, bien que les guillemets ne soient pas exclusifs au texte. En voici un exemple.

Vous pouvez utiliser la fonction SUBSTITUTE dans Excel pour remplacer un certain texte par un nouveau texte. En utilisant cette formule, vous pouvez substituer Smith à Jones dans la cellule A1 :

=SUBSTITUTE(A1, « Jones », « Smith »)

Comme vous pouvez le constater, le texte actuel (Jones) et le nouveau texte (Smith) sont tous deux placés entre guillemets.

Formule de substitution de texte

Obtenir de l’aide d’Excel

Il faut parfois du temps et de la pratique pour s’habituer à écrire des formules. Heureusement, Excel offre une certaine aide lorsque vous utilisez des fonctions dans vos formules.

Commencez votre formule

Si vous prévoyez d’utiliser une fonction, vous pouvez commencer à écrire votre formule.

Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer la formule, tapez le signe égal, puis saisissez la première ou les deux premières lettres de la fonction que vous souhaitez utiliser. Vous verrez apparaître une liste déroulante des fonctions applicables.

Lettres saisies pour une fonction permettant d’afficher la liste

Double-cliquez sur la fonction souhaitée et vous verrez apparaître la syntaxe de la formule que vous devez créer.

Formule pour SUM dans Excel

Vous pouvez ensuite cliquer sur un argument dans la formule et saisir ou sélectionner ce que vous voulez utiliser. Suivez la formule que vous voyez en entrant des virgules ou d’autres opérateurs attendus jusqu’à ce que vous ayez terminé la formule.

Utilisation de la formule SOMME dans Excel

Afficher la bibliothèque de fonctions

Même si vous connaissez la fonction que vous voulez, vous pouvez jeter un coup d’œil à la syntaxe de la formule à l’avance. Cela vous aide à préparer les données si elles ne sont pas prêtes.

Allez dans l’onglet Formules et cliquez sur « Insérer une fonction » dans la partie gauche du ruban.

Insérer une fonction dans l’onglet Formules

Saisissez la fonction dans la zone de recherche située en haut, cliquez sur « Go », puis sélectionnez-la dans les résultats.

Trouver une boîte de fonction

Vous verrez alors la syntaxe attendue pour la fonction près du bas de la fenêtre. De plus, vous obtenez une description de la fonction pour une aide supplémentaire. Ci-dessous, vous pouvez voir ce dont vous avez besoin pour la fonction COUNT.

Syntaxe et description de la fonction COUNT dans Excel

Nous espérons que ces explications et conseils vous aideront à créer les formules dont vous avez besoin dans Microsoft Excel !

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