7 fonctionnalités de Google Sheets pour booster votre productivité

Gagner du temps, exécuter facilement des tâches, travailler efficacement et maximiser le rendement sont autant d’éléments de la productivité. Grâce à ces quelques fonctionnalités de Google Sheets, vous pouvez stimuler votre productivité et travailler plus efficacement sur vos feuilles de calcul.

Calculs sans formules

Comme pour l’affichage des calculs dans la barre d’état de Microsoft Excel, vous pouvez rapidement voir la somme, la moyenne, le minimum ou le maximum d’un groupe de cellules dans Google Sheets. Vous disposez ainsi d’un moyen simple d’afficher les calculs sans ajouter de formules dont vous n’avez peut-être pas besoin dans votre feuille.

Sélectionnez les cellules que vous souhaitez calculer. Vous pouvez sélectionner une ligne, une colonne, un tableau, des cellules aléatoires ou une combinaison de ces éléments.

Regardez dans le coin inférieur droit de la feuille, à côté de Explore. Vous verrez la somme de vos cellules sélectionnées.

Somme des cellules sélectionnées dans les feuilles

Sélectionnez la case contenant la somme et choisissez un autre calcul ou affichez-les simplement tous.

Calculs de base dans Google Sheets

Outre les calculs de base mentionnés, vous pouvez voir le nombre de cellules sélectionnées et le nombre de cellules sélectionnées qui contiennent des chiffres.

Statistiques de colonnes pour une analyse rapide

Vous avez peut-être une colonne particulière dans votre feuille que vous souhaitez analyser. Vous pouvez vouloir plus que des calculs de base pour des choses comme la fréquence ou la distribution. Vous pouvez utiliser la fonction Column Stats.

Pour ouvrir cette fonction, sélectionnez une colonne, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez « Column Stats ».
Cliquez sur la flèche à côté de la lettre de la colonne et choisissez « Column Stats ».
Sélectionnez Données > Statistiques des colonnes dans le menu.

Statistiques des colonnes dans le menu Données

Lorsque la barre latérale Statistiques des colonnes s’ouvre, vous pouvez profiter d’un bel aperçu des données de votre colonne. Affichez un graphique de comptage ou de distribution, un tableau de fréquence et les totaux des lignes, des cellules vides, des valeurs uniques et des calculs.

Statistiques des colonnes dans Google Sheets

Pour changer de colonne, utilisez les flèches situées en haut de la barre latérale. Pour ignorer les lignes, telles que les en-têtes de colonne, utilisez les boutons plus et moins.

Modifier les colonnes ou supprimer des lignes

Explorer pour les suggestions, les actions et les graphiques

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur l’ensemble de votre feuille plutôt que sur une seule colonne, vous pouvez effectuer une analyse rapide avec la fonction Explorer.

Sur n’importe quelle feuille de votre classeur, cliquez simplement sur « Explorer » en bas à droite. Si vous souhaitez obtenir des détails sur une plage spécifique de cellules, sélectionnez-les d’abord. Vous verrez alors des tonnes de détails dans la barre latérale d’exploration.

Exploration des cellules

Affichez des calculs rapides en haut (pour les cellules sélectionnées), posez une question sur vos données ou utilisez une suggestion, appliquez une mise en forme ou insérez un graphique.

Exploration d’une feuille

Pour un moyen facile de voir les détails d’une feuille, d’obtenir des informations spécifiques ou d’ajouter un graphique, consultez Explore.

Validation des données pour restreindre les entrées

Il n’y a rien de pire que des données incorrectes dans votre feuille. Avec la fonction Validation des données, vous pouvez restreindre les entrées avec des règles pour le texte, les dates, les chiffres et même les adresses électroniques.

Choisissez la cellule ou la plage dans laquelle vous souhaitez ajouter la validation. Ensuite, allez dans l’onglet Données et choisissez « Validation des données ».

Validation des données dans le menu Données

Dans la fenêtre contextuelle, confirmez la cellule ou la plage, ajoutez les critères, choisissez l’action pour les données non valides et, si vous le souhaitez, affichez le texte d’aide. Cliquez sur « Enregistrer », puis testez votre validation.

Types de validation de données

Que vous ayez besoin d’un nombre compris entre 10 et 100, d’une date postérieure au 1er janvier 2022 ou d’une URL valide, la validation des données dans Google Sheets vous permet d’obtenir ce dont vous avez besoin.

Listes déroulantes pour une saisie facile des données

La liste déroulante est un autre outil pratique pour la saisie de données. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de validation des données ci-dessus pour créer une liste déroulante d’options parmi lesquelles vous ou votre équipe pourrez choisir.

Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez créer la liste et allez dans Données > Validation des données. Vous pouvez choisir parmi une série de cellules qui contiennent les éléments de la liste ou les saisir vous-même. Choisissez donc « Liste à partir d’une plage » ou « Liste d’éléments », puis ajoutez la plage de cellules ou les éléments.

Validation des données d’une liste

Remplissez les champs restants pour les données non valides et l’apparence que vous souhaitez et cliquez sur « Enregistrer ».

À partir de ce moment-là, vous ou les personnes avec lesquelles vous partagez la feuille pouvez simplement choisir une entrée dans la liste. Vous pouvez également créer une liste déroulante dépendante dans Google Sheets pour obtenir des options de liste plus avancées.

Liste déroulante dans Google Sheets

Vues de filtre pour l’enregistrement des filtres

Les filtres vous permettent de réduire considérablement les données que vous consultez ou analysez. Ainsi, si vous vous retrouvez à filtrer constamment de la même manière, vous pouvez l’enregistrer en utilisant les vues de filtre.

Filtrez vos données comme vous le feriez normalement. Ensuite, utilisez la flèche Vues filtrantes dans la barre d’outils ou Données > Vues filtrantes dans le menu. Choisissez « Enregistrer comme vue par filtre ».

Enregistrer une option de vue filtrée

Lorsque la bordure noire apparaît autour de votre feuille, donnez à votre vue de filtre un Nom en haut à gauche. Vous pouvez ensuite fermer la vue en utilisant le X en haut à droite.

Nom d’une vue de filtre

Pour accéder à la vue à tout moment, utilisez la flèche Vues de filtre dans la barre d’outils ou allez dans Données > Vues de filtre dans le menu et choisissez le nom de la vue de filtre.

Vues filtrées enregistrées

Cette vue apparaît pour que vous puissiez voir vos données filtrées. Cliquez sur le X pour fermer la vue lorsque vous avez terminé.

Vous pouvez également créer une vue Filtre à partir de zéro, en modifier une, et plus encore. Consultez notre mode d’emploi détaillé sur cette fonctionnalité pour plus de détails.

Notifications pour les modifications du classeur

Bien que vous puissiez consulter l’historique des versions d’un classeur pour voir ce que vos collaborateurs ont modifié, pourquoi ne pas simplement recevoir une notification lorsque des modifications sont apportées ? Vous pouvez configurer des alertes par courriel à cette fin.

Ouvrez votre classeur et sélectionnez Outils > Règles de notification dans le menu. Choisissez « Ajouter une autre règle de notification » dans la fenêtre qui s’ouvre.

Règles de notification dans le menu Outils

Vous pouvez ensuite choisir comment les notifications fonctionnent. Vous pouvez recevoir un e-mail lorsque des modifications sont apportées ou lorsqu’un utilisateur soumet un formulaire connecté. Ensuite, vous pouvez recevoir l’e-mail immédiatement ou un récapitulatif chaque jour.

Boîte de configuration des règles de notification

Sélectionnez « Enregistrer », puis « Terminé » lorsque vous avez terminé. À l’avenir, vérifiez simplement les modifications apportées à Google Sheets dans votre boîte de réception au lieu de passer du temps à examiner l’historique des versions pour voir si des modifications ont été apportées.

Nous espérons qu’au moins une de ces fonctionnalités de Google Sheets vous aidera, vous ou votre équipe, à améliorer votre productivité.

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